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專一力原則:「一心一用」戰勝拖延╳提高效率╳改善關係,重獲職場與生活時間主權

Singletasking: Get More Done-One Thing at a Time

    ※庫存=3

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    內容簡介  |   作者介紹  |   各界推薦  |   目錄  |     |   內容試閱  |   同類推薦   |  購物說明

    內容簡介

    《圖書館雜誌》、《前言》雜誌共同讚譽
    Amazon網路書店4.6顆星熱烈好評
    《時代》雜誌、《富比士》雜誌、《企業家》雜誌專文推薦

    哈佛大學、史丹佛大學、MIT的心理腦科學研究佐證,「單工」思維席捲全球職場

    閱讀本書之前請先檢視自己:
    ☐ 常於一天結束時,望著時鐘,不知道時間都溜到哪
    ☐ 雖然盡了最大努力,但待辦事項卻沒有減少,反而增多
    ☐ 忙得團團轉,卻缺乏成就感
    ☐ 很久沒有好好坐下來喘口氣,用心品味生活

    如果你有以上症狀,也許你該想想,自己是否陷入一心多用的迷思,被這種流行、誘人又看似美好的做事方法灌了迷湯,才會既沒時間、缺乏效率、失去活力。真相是,一次專注做好一件事,你反而可以完成更多的工作,還可以好好睡上一覺。

    戴芙拉‧札克將教你如何讓工作更有效率,減少分心情況;教你如何處在當下,活出創意的心流狀態,停止混亂的生活。

    Step1★神經學家說真話:大腦無法一心多用,你只是快速地「任務切換」

    大腦不能在處理需要注意力的工作時,同時處理不同的資訊流。一般所謂的一心多用其實是任務切換,我們在0.1秒之內切換任務,不會感覺到時間差。事實上,變換注意力會降低工作效率,還會釋放被稱為「壓力荷爾蒙」的皮質醇,降低處理資訊的能力。試圖一心多用的壓力會減損大腦神經元,削弱問題解決的能力,並減少對情緒調節、彈性和衝動的控制。

    Step2★工作狂≠敬業:你應該學會用更聰明、更有效的方式工作

    我們的文化對於生產力的定義受到催眠,我們以同時做多少件事來衡量工作效率。結果是,我們分心和不滿,過著職場壓力愈來愈大的生活,似乎要把自己累垮才覺得自己有價值。這種弔詭的狀況不該繼續下去,請試試以下幾種專注方法,幫你找回丟失的時間:

    秘訣①把與當前工作不相關的思緒丟到暫緩區,稍後再來處理
    秘訣②手機關機,豎起藩籬,阻隔外界一切干擾與誘惑
    秘訣③把類似的工作整理成工作串,集中在一天當中的特定時段一起做
    秘訣④「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾
    秘訣⑤把彈性工時排進你的進度表,為意外情況預留時間
    秘訣⑥讓高效率時間和休息時間交替出現,效率會高更多

    Step3★活在當下:善待眼前的人與自己,比什麼都重要

    拒絕別人的臨時請求是自私的行為?努力參加所有的會議與活動才能建立良好人際關係?休息會讓你內疚嗎?試圖滿足大家,把所有事情都做好做滿,並不能證明什麼,只會讓你不得不分心做事──既無法表現尊重,更顯示你缺乏自我控制的意志力,甚至讓你情緒崩潰。專注傾聽與投入當前的人事物,才是最不浪費時間、真正滿足身心靈的不二法門。

    ★本書提供「專注度測驗」與「居家生活測驗」,檢核你的工作與生活狀況!


    【本書特色】
    1. 本書的內容非常實用,而且作者所提供的策略實行起來並不困難,每個人都可以輕易做到。

    2. 本書不僅是作者長久以來從自身工作上所得到的經驗積累,作者也引用許多研究的結果證實她的理論,提供的策略也實際可信,並不過於主觀。

    3. 書中內容富有條理,每一章節開頭都先分別列出與該章節內容呼應的「迷思」和「真相」,讓讀者一步步理解該章節所要講述的主軸和原則。

    4. 作者提供專注度測驗,讀者填完計分後,就可以清楚知道自己平時處理工作時是使用何種方式,以及是否有改善之處;另外也有居家生活測驗,讀者可以知道自己是否在生活方面也有需要改進的地方。

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    作者介紹

    戴芙拉‧札克(Devora Zack)

    Only Connect諮詢公司的總經理,為100多家客戶提供領導力訓練課程,包括康乃爾大學、高智商門薩組織、史密森尼學會、澳洲管理學院、倫敦商學院、勤業眾信事務所和美國教育部等等。她的著作有《零壓力社交:內向者的輕鬆人脈術》和《厭惡當管理者的管理書:做自己也可以成功》。

    譯者簡介

    黃庭敏

    台灣大學外國語文學系畢業,師大翻譯研究所碩士,熱愛跑步、游泳、閱讀和法文,譯作《資源革命》曾獲頒經濟部中小企業金書獎。專長是中英雙向筆譯,覺得翻譯有一種解碼的快感,雖然腦袋裡的中文和英文也常常在打架,但是只要去運動一下,腦袋裡的語言系統又可以恢復正常。

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    各界推薦

    【國內專業推薦】
    司徒達賢/國立政治大學名譽講座教授
    林孟彥/臺灣科技大學企管系教授
    紀坪/《懶經濟》作者
    姚詩豪/大人學共同創辦人
    海苔熊/心理學作家
    游舒帆/著名管理專家
    齊立文/《經理人月刊》總編輯
    劉軒/哈佛心理學學者、知名暢銷書作家
    (依照姓氏筆劃排序)

    【各界讚譽】
    「當我擔任專業經理人時,我總要求自己跟部屬,要聚焦於少數的工作,並盡可能的排除阻礙;而我成為獨立顧問後,我則建議客戶,要刪減目標的數量,把所有的精力放在重要的一兩件事情上。科技進步,知識爆發,反而讓我們無法像過去一樣集中注意力,專一力這本書清楚的解釋了原因,並給出有效的導引。」
    ──游舒帆/著名管理專家

    「在紛紛擾擾的世界中,我們總是要面對多工(multitasking)的生活,忙這又忙那的,也因此我們視「一心多用」為能,為理所當然。卻忘了:大道至簡,「置心一處」而已。這本書為「置心一處,無事不辦」做了最好的詮釋。」
    ──林孟彥/臺灣科技大學企管系教授

    「以前總是覺得自己可以做更多,也曾經誤認為working smart就是同時在腦袋裡開十幾個視窗。錯了!多次慘痛的教訓終於讓我學乖。現在我深信:一次一件事,才是最聰明,也最有效率的工作方法。當你被雜事夾攻時,一心一用,是不二法則!」
    ──劉軒/哈佛心理學學者、知名暢銷書作家

    「札克這套方法貼心、簡單,而且實用,也難怪會有效。」
    ──理查.J.麥克艾羅能(Richard J. McAlonan)/安永會計師事務所(Ernst & Young LLP)執行董事

    「札克替生活中專於一事的優點,提出令人信服的理由。」
    ──瑞秋.林(Rachel Lam)/時代華納投資(Time Warner Investments)資深副總裁兼集團常務董事

    「一心多用,這太瘋狂了——你才不希望你的開刀醫師每隔五分鐘就看一下電子郵件,對吧?戴芙拉提供的建議簡單、直接,完成的事可以更多,讓你不用急躁地像熱鍋上的螞蟻。」
    ──黛博拉.S.科恩(Deborah S. Cohn)/前美國專利商標局商標權組組長

    「在這個資訊爆炸的世界裡,大家深怕會遺漏絲毫的消息,札克提供了我們需要聽取的訊息──個人和組織成功的關鍵是專注最要緊的事情。」
    ──派崔克.費茲傑羅(Patrick Fitzgerald)/美國天狼星衛星廣播公司(SiriusXM Radio)副總裁

    「札克重砲轟擊,消滅害人不淺的一心多用,這樣才能創造出完整、快樂和顛峰的表現。」
    ──艾美.雷門(Amy Lemon)/史密森尼學會(Smithsonian Institution)專案經理

    「札克說明分心所帶來的危險,即時給我們一記當頭棒喝。」
    ──傑夫.雷維斯(Jeff Weirens)/勤業眾信會計事務所併購諮詢主管

    「在你得趕著看完電子郵件、寫好企劃書,並替部屬打考績時,這是很棒的一本書……札克用輕鬆、幽默的方式和讀者產生共鳴,使得本書讀起來令人愉快。」
    ──麥克.布倫南(Mike Brennan)/美國國家偵察局(National Reconnaissance Office)退休情報主管

    「本書能夠拯救你的生活。一心多用,這樣分心會有致命的後果,會搞垮你的健康、人際關係和工作。但是現在有法子可解:專於一事。現在就來讀這本書,你會目不轉睛、笑破肚皮,發現內容又如此中肯實在——你會慶幸你讀了這本書,其他和你一起生活和共事的人也會如此。」
    ──吉姆.庫賽基(Jim Kouzes)/《模範領導》(The Leadership Challenge)共同作者及聖塔克拉拉大學李維商學院的領導力執行院士

    「不要被一心多用的虛假承諾所迷惑!反而應該折服於戴芙拉.札克的見解和幽默,因為她教你使頭腦真正達成最高工作效率的方法。」
    ──賽.諾維克(Shai Novik)/以色列OPKO生技藥廠總裁

    「一心多用就像是同時左右兩邊都要看:看似很酷,但根本辦不到,而且一直嘗試,反而會折騰到你的頭。戴芙拉.札克用真心有效的技巧和絕招,幫助你完成更多的事情,超乎所想!」
    ──大衛.梅賽吉(David Meisegeier)/諮詢公司ICF International副總裁

    「我以前經常一心多用,想說這樣是完成工作的唯一方法。但讀完這本書後,我就改頭換面了。」
    ──山口博/東京電力公司企業戰略總經理

    「札克破除了我們的基本假設,以為一心多用是獲得成就的必要條件,她用資訊最充分和趣味的方式證明,專於一事是達成目標的正確道路。」
    ──霍華.維納(Howard Wiener)/安侯建業聯合會計師事務所合夥人

    「戴芙拉.札克戳破管理神話,她的新目標是打破一心多用的猛獸。雖然一人分飾多角的單人樂團可以有娛樂和消遣的效果,札克的新書卻再次證明,全心投入、專於一事的人會一而再、再而三獲得可觀的結果。」
    ──戴夫.桑默斯(Dave Summers)/美國管理協會,新媒體舞台數位媒體製作總監

    「當我們必須迅速完成多項任務時,很容易掉入陷阱,以為所有事情都可以同時處理。札克用證據證明以前我們全都做錯了。」
    ──安瑪麗.盧西亞諾(Ann-Marie Luciano)/美國迪克斯坦夏皮洛(Dickstein Shapiro LLP)律師事務所合夥人

    「我曾在兩家財富500大企業工作,都是戴芙拉的客戶,我可以證明她的方法帶來確實的成效。專心一事讓人看到改進的機會,並聚焦於正確的行動,帶出個人和組織最好的結果。」
    ──傑夫.馬丁(Jeff Martin)/CSC與美國線上前人資主管

    「我一直懷疑那些自詡可以同時做多件事情的人沒有高人一等;本書證明了我是對的。」
    ──P.J.凱伯(P. J. Kuyper),電影版權公司總裁兼執行長

    「我以為應該自豪能夠同時做很多事情,但是把我累垮了!幸虧戴芙拉.札克教我們更好的辦法。」
    ──彼得.博登(Peter Borden)/數位行銷公司SapientNitro客戶服務副總裁

    「別讓札克輕鬆的語氣給誤導了,本書有扎實的科學支持,裡頭的實用建議可以真正改變你的工作和生活。」
    ——大衛.巴哈(David Bach)/九度榮登紐約時報暢銷書作者,著有《自成百萬富翁》(The Automatic Millionaire)和《聰明女人致富七招》(Smart Women Finish Rich)

    「本書可以立即使你的效率和表現加倍,這可能是時間和個人管理書籍中,你讀過最重要的一本書。」
    ──博恩.崔西(Brian Tracy)/暢銷書《時間管理:先吃掉那隻青蛙》(Eat That Frog!)作者

    「我曾做過議會議員、執行董事和顧問。我經歷過一心多用的壓力,所以非常感謝戴芙拉.札克寫了一本關於專於一事的好書。」
    ──華特.麥肯倫(Walter McLean)/前加拿大國務大臣

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    詳細資料

    EAN / 9789862487563
    頁數 / 240
    裝訂 / 平裝
    級別 / 普
    語言 / 繁體/中文

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    目錄

    推薦序
    各界讚譽
    作者序|為什麼要寫本書?/真心話
    前言|開始動手吧/歡迎來學專於一事/真有這種事嗎?/去做就是了!

    第一部──重拾正常生活
    第一章:一心多用的神話
    我們中間藏了個怪物/分心的誘惑/神經學家說真話/當一心無法多用時/我們付出的代價/開車時發簡訊/走路時發簡訊/學習時分心/工作分心/網路世代的優勢?/科技把事情複雜化
    第二章:專於一事的原理
    此時此刻的敵人/好好想想自己有沒有專心/專注度測驗/測驗結果/評估的意義/其他類似測驗結果/歷史過程/人與人之間的相遇

    第二部──重新掌控
    第三章:你的大腦
    好處①防止腦力耗損/好處②幫你進入心流狀態/方法①把不相關的思緒丟到暫緩區/方法②區隔手機的功能/手機這麼聰明,可以教它乖乖聽話嗎?/方法③豎起藩籬
    第四章:你的日常生活
    你的平日/情況一:剪不斷,理還亂/情況二:專於一事拯救了一天/總結/輪到你了/秘訣①把類似工作集中,整理成工作串/秘訣②「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾/秘訣③把彈性工時排進你的時間表/練習、練習,再練習
    第五章:與周遭的互動
    持久的啟示/聽我說!/表現尊重/3C產品讓人注意力不集中/善待眼前的人/燈光、攝影、開拍/反思/拒絕才是新的接受方式/改變從自己做起

    第三部──回歸重心
    第六章:行動≠結果
    一天中最重要的一餐?/你的注意力都用到哪裡?/工作狂是一種相對的說法/時間轉移/重啟人生/在閒暇時間專於一事/放慢下來/休閒的藝術
    第七章:甜蜜的家
    居家生活測驗/測驗結果/努力撥出時間/明智的選擇/沒想清楚的丟臉案例/讓你幸福/認得出大師來嗎?/把握奧運場上的機會/回到根本

    附錄:反駁一心多用的理論
    致謝
    參考書目
    關於作者
    注釋

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    推薦序
    一心多用≠高效率,乘法思考需要「專一力」
    紀坪/《懶經濟》作者

    初見《專一力原則》這本書的第一個想法是,這本書根本跟我背道而馳啊!
    我是一個經常喜歡一心多用的人,使用電腦上網時,通常會將電腦螢幕以上下左右分割成四等分,左上是一個簡單的網遊頁面,右上是用來瀏覽網頁文章的頁面,左下是YouTube開啟的影音頁面,右下是Facebook開啟的社群頁面,再加上複數個office文件檔。
    可以說,我同時瀏覽網頁、看影音、逛社群、玩遊戲、還處理一堆office檔案。我根本就是一個標準一心多用的慣犯啊,我來為《專一力原則》寫推薦序,不是「請鬼拿藥單」嗎?
    然而當我真正了解《專一力原則》的精神後,我才恍然大悟,關鍵之處在於,當我一心多用時,雖可做很多不重要的事,但我沒有辦法完成任何具有「高經濟產值」的工作,一個都不行!
    雖然我平常休閒時總是一心多用,但當我在寫書、寫專欄或編製財務報表時,只要旁邊有任何非核心工作的雜訊時,我的工作效率及品質將嚴重縮水,而且永遠沒有辦法「完工」及「收工」。
    有鑑於此,我培養出一個最重要的習慣,就是不重要的活動可「多工」,但具有高產值的核心活動一定要「專工」。

    用加法做事、還是乘法思考?

    人們的經濟文明,已經從過去的農業經濟、工業經濟,走向到了現在知識經濟的時代。
    過去農業工業經濟,我們經常可見務農人家或是工廠生產線,可以邊聽廣播邊看電視,或是邊聊天邊工作,對於工作效率的影響並不大。
    然而當進入知識經濟的時代,絕大部分高產值的工作,都源自於腦力及知識的運用,當你多工分散了注意力時,幾乎不可能淬煉出最佳的經濟產值。
    最主要的差別在於,你從事的是仰賴「體力及時間」的「加法」工作,還是仰賴「腦力及知識」的「乘法」創作。加法型的體力工作,重點在體力及時間的投入,分點心並無大礙,乘法型的腦力工作,重點在於思考及知識的聚焦,所以愈分心,最終產值就愈低。
    記得,這是一個知識經濟的時代,所有領域的領航者都是靠知識經濟在工作,所以想成為高價值的人,就得學會知識經濟的思維,聚焦在關鍵任務上。
    當然有的時候,散漫一下,當個一心多用的「多工人」並沒關係,但如果你沒有任何「專一力」的黃金時刻,你就注定不可能成為一個創造價值的人才,因為未來最有價值的產出,往往就在這些需要專注的時間裡。

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    內容試閱

    神經學家說真話

    任何神經學家都能證實,大腦一次只能專注於處理一件事 。
    請允許我詳細解說。大腦不能在處理需要注意力的工作時,同時處理不同的資訊流。我們口語上講到的一心多用,在學術上稱為「任務切換」,意思是迅速和低效地切換任務。
    史丹福大學神經科學家艾雅.歐飛爾(Eyal Ophir)解釋說,「人類不能真正做到一心多用,我們是在任務切換……在不同任務之間非常快速地切換。」雖然會覺得像在一心多用,但是大腦無法同時專注於兩件事情。此外,在注意力來回切換之時,表現會受到影響。
    不僅如此,麻省理工學院的厄爾.米勒博士(Earl Miller)也發現到:「你不能專注於一件事情,同時還在做另一件事,因為兩件事情會衝突干擾……人們不可能擅長同時兼顧很多事,當有人說自己做得到時,他們是在自欺欺人。人的大腦很會騙自己。」
    總括來說,真正的一心多用是不可能的,一般所謂的一心多用其實是任務切換。我們在0.1秒之內切換任務,不會感覺到時間差。所以從這裡開始,當我說一心多用的時候,指的就是任務切換,例如「試圖一心多用」或「所謂的一心多用。」我偶爾會說一心多用,雖然我們都知道,這只不過是方便的表達方式,而一心多用的捍衛者大多都不了解它的實際意思。我不打算解釋這一詞彙來反駁,反正一心多用者對我說的話只能注意聽到一半。
    甚至是電路碰到所謂的多工處理時,也會短路。有位客戶與我分享,「今天早上我走進公司時,遇到了我的老闆。我在輸入大門的密碼時,他一邊跟我說話。我告訴他,『我不能一心多用』,意思是我不能聽他說話,同時輸入數字。他告訴我,在電路設計的電子工程環境下,多工處理也會適得其反。如果你試圖讓一條電路做超過一件事情,它的效率會降低。」
    我客戶的老闆是電機博士。事實上,根據牛津英語詞典,一心多用(multitasking)這個字起源於電腦運算,是隨著電腦問世才出現的字彙。
    一次專注一件事,取代在不同工作之間快速切換的方式,這樣便能夠用更短的時間完成更多的事,並讓自己取得領先。

    當一心無法多用時

    有些人會生氣地反駁,「我可以一邊說話,一邊收拾洗碗機的餐具。我可以一邊聽廣播,一邊開車!這就是在一心多用。」
    請容我說明,首先我佩服你爭強好勝的精神。不過,大衛.邁耶(David Meyer)博士能澄清一些事情:「在大多數情況下,大腦根本無法同時做兩件複雜的事。只有當這兩件事……彼此不競爭相同的腦力資源時,才能同時進行。」
    一心多用指的是結合兩個或更多的活動,可能導致至少一個活動無法獲得足夠的注意力。幾乎不需要花腦力的活動,可以與重要工作同時進行,而且不會占用一心多用的處理能力。「簡單」的工作是自動地、低階的活動,包括不需要專注的機械式活動。
    同時做兩件不相關的事,而其中至少一件事不需要花腦力,這樣不算一心多用。這類的活動會因個人的經驗和環境有所差異,例如,對很多人來說,開車到附近雜貨店是稀鬆平常的事,但是同樣一件事,新手駕駛就必須全神貫注。洗碗不用靠大腦,除非對你來說這不是常做的家事。大多數人都可以一邊開車,一邊與車上的人聊天,或聽新聞和整理東西。
    不用花費腦力就能完成的工作會根據背景和個人情況有所變化,這類活動可能包括:
     聽音樂
     文件歸檔
     準備食材的簡單工作
     簡單修理或手工
    不過,一旦你分神,就會出現不好的情況。不經意地分心可能害你沒聽到最喜歡的音樂段落,文件放錯地方,把菜燒焦或打翻膠水。我們可能在熟悉的路線上開車,卻恍神錯過要轉向的路口。實際的原因是大腦思緒暫時脫離了我們的行動。不羈的心靈在放空,完全神遊到別處,心思沒有放在當前的工作上。這是一心多用的情形。
    儘管在做直覺反射的簡單活動時,也要警覺,以應付意料的狀況。也許你可以在開車上班時,99%的時候都能不用花腦力。但是,如果有一輛車突然駛入你的車道,你能迅速做出反應嗎?
    另一種危險是把機械式工作和需要專注的工作給搞混了。例如,人們誤以為自己可以邊走邊傳簡訊,還能對周圍環境保持充分的警覺。我們很快就會發現這種想法是錯的。
    雖然有例子顯示,同時從事兩種不衝突的活動,可以是有益的,但要慎重選擇。在開電話會議時,捏著壓力球可能會正面地幫你舒壓,但若是在檢查電子郵件,那就是分心了。邊看電視,邊做伸展運動,比單純坐在沙發上來得好。聽著輕快的音樂,同時運動可以提高健身的效果,不過在跑步機上交談或閱讀,通常會降低卡路里的消耗量。從事兩件不相衝突的活動時,如果其中至少一個活動為機械式,通常是無害的;但若是進行彼此競爭腦力的事情,便可能會害你付出慘痛的代價。

    我們付出的代價

    如果你看過別人在做以下任何的事,請舉手:
     低頭看手機,走路撞上別人
     變綠燈了,車還不前進
     在專業的場合玩手遊
     在商店或咖啡廳排隊輪到他時,他還不知道
    這些令人厭惡的行為只是冰山的一角,一心多用會讓人付上可怕的代價。
    在美國,開車分心每年奪走數萬條生命,當中受傷和死亡的經濟損失每年高達8710億美元。在致命車禍事故的前幾大原因中,開車分心和酒駕的排行幾乎相同。酒駕占死亡車禍的18%,而在致命交通事故中,至少17%是因為開車分心,而實際的比例可能還要來的更高,因為警方難以辨別分心是否為肇事的因素,導致開車分心的數據被低估了。
    美國汽車安全基金協會(The American Automobile Association Foundation for Traffic Safety,簡稱AAA)引用例證指出,手機是主要的安全隱憂。根據2014年AAA的研究指出,超過67%的美國駕駛經常在開車時講電話或傳簡訊,儘管大家承認這樣做會導致相關的危險。
    但是,正如美國汽車協會交通安全主任傑克.納爾遜(Jake Nelson)指出,「邊開車邊用手機可能看似安全,但是你車禍的風險提高約四倍……開車分心的危險後果,誰也不能倖免。最好的建議就是,把電話掛斷才開車。」

    走路時發簡訊

    邊走路邊發簡訊,會造成嚴重的安全問題。邊走路邊發簡訊的主要危險是,行人以為他們掌控了情況。但在現實中,「發簡訊時,你不像想像中那樣控制著走路的複雜動作。」 低頭注意手機,而不注意周圍環境可能造成災難。
    下一次你和正在使用手機的同事散步時,可以做個實驗看看。(很明顯地,你走路心無旁鶩,對周遭適應良好,因為看過本書,你很幸運。)溫和地建議他收起手機,以免不小心走進車道,或撞上無辜的路人。
    你的同事會不會感激地回答說:「太好了,朋友!感謝你的大力提醒。你剛才救了我的命!今天午餐我請客!」
    或者,他心不在焉地嘀咕著,「安啦。別緊張。我好得很。我非常清楚周圍的情況。」
    行人頭部受到重擊時,一定把錯算在別人頭上。撇除誰對誰錯不談,事實是,從2004年至2010年,行人因講電話而受傷的案件增加超過三倍。
    由於分心引發的事故,例如邊走路邊發簡訊而導致頭部受傷和死亡的比例尤其高。華盛頓特區發起一項公共服務宣導活動提醒司機,標語是「行人沒有配備安全氣囊」。
    心不在焉的人會從樓梯上摔下來、絆倒在不平的路面上,還會走進車道。

    學習時分心

    一心多用削弱我們集中注意力的能力。我們集體失去維持長時間專注的能力,分心也導致知識無法在新情況下靈活運用。 把一種脈絡下的知識運用到另一種脈絡中,這種能力叫做「轉移」。若試圖一心多用,會減少這種轉移能力。
    尼古拉斯.卡爾(Nicholas Carr)在《網路讓我們變笨?》(The Shallows)中認為,網際網路已經改變了我們處理資訊的方式。 雖然與去附近圖書館翻閱期刊相比,網路讓我們能更輕鬆地找到資料,但是網路對我們吸收和保存資料的方式有害。快速瀏覽螢幕已經大大取代了閱讀書本的頁面,導致學習效果膚淺和知識保存效率不佳。

    工作分心

    和專於一事相比,辦事時做做停停,會容易疲勞和犯錯。當我們分心的時候,大腦處理和存儲資訊的效率不彰。一心多用不斷在切換任務,會對專注力造成負面影響。切換任務是專注的相反,一心多用者的專注能力較差,並且相對地效率不彰。
    工作分心的壞處還不只這些,還在另外三方面造成不好的影響:
     生活品質
     人際關係
     其他對你重要的事情
    你還覺得沒什麼大不了的嗎?

    網路世代的優勢?

    提到一心多用時,經常有人問我年輕人是否占優勢。生長在高科技環境下是否讓人更具備同時兼顧多件事情的能力?答案是,並沒有。正如Google前資訊長道格拉斯.梅瑞爾(Douglas Merrill)所言,「大家都以為小孩比較擅長一心多用。問題是,大家都錯了。」
    大學生和高中生與成人相同,大家的記憶力都是有限的。不論年齡大小,我們切換任務時,理解力和記憶力都會變差。知識學習的效果不佳時,傳送和應用概念的能力會變得薄弱,所以學習專心是一種生活技能。
    佛蒙特大學(University of Vermont)的研究顯示,學生在做作業時,在筆記型電腦上使用與課程無關的軟體花費的時間,比花在作業上的時間高出42%,可見大學生分心是很普遍的情況。
    年輕的一代有種瘋狂誇大的想法,以為可以同時顧及許多的事情。 試圖同時完成兩項困難工作的年輕人被騙了,因為這樣需要腦力的複雜活動會競爭同一塊資源——前額葉皮質。人們很難自我評估大腦運作過程的好壞,因為這種過程是無意識的。
    在課堂上或做功課時,傳送簡訊、即時訊息和上網,會對成績產生不良的影響,因為哈佛大學研究發現,注意力分散會阻礙我們運用資訊的能力。結果是,我們記住的資訊變少,或者什麼都沒有記住,所謂的一心多用「導致認知處理能力變低,並且阻礙學習無法更扎實。」

    你的日常生活

    你很可能因為無法完成所有的事,所以覺得無法消受。有些人一天可以完成很多事,是怎樣辦到的?
    《哈佛商業評論》報導過高效率員工的工作習慣。 除了一到公司立即開始工作之外,這些員工一天當中也會定時休息,他們在每日行程中安排休息時間,使整體的效率更高。高效率的人甚至午餐期間也是只做一件事,他們好好享受午餐不工作。
    把這個記下來!讓自己有一些休息時間,這樣完成的事更多。同樣的,當我們精神抖擻時,要投入工作中。即便如此,面對多到不行的工作時,要如何生存下去?

    秘訣①把類似工作集中,整理成工作串

    有什麼相關的工作是你平常上班時,一天可能會做上好幾次的?以我自己為例,包括閱讀和回覆訊息,把東西(文章、要簽名的文件、該寄的信件)拿到大樓裡其他辦公室、回電話,並安排會面。
    工作串的方式是把類似的工作找出來,把這些事集中在一天當中的特定時段一起做,而不讓同類型的活動一直打斷你的思路。
    用工作串的方式可以節省時間,以下是一些幫助你成功的建議:
     在你最清醒的時段來使用工作串的方法。
     一天做一到三次的工作串。
     決定花多久時間做工作串,並設置鬧鈴提醒你該停止的時間。
     避免在指定時間之外,從事這些工作。
    一天當中簡訊和電子郵件會不時地害你分心嗎?社交媒體的誘惑是否使你留連忘返,影響到工作,對即將到期的專案造成損害?如果是這樣,也許你該嘗試工作串的方法。先從在白天限制自己去回覆訊息做起,一天分三個時段:剛到公司時、午餐時間前和下班回家前,各用二十分鐘來做這些事。
    也許你對此表示懷疑,大家不是期望更快收到回覆嗎?我並不是建議你每週才回一次電子郵件,不過一天回三次是合理的。
    此外,許多電子郵件因為大家一來一往的回覆,沒必要地過分冗長,例如,以下的回覆方式可以消除或減短對話串:
     無需回覆。
     感謝,今天就到此為止。
     如果有變動,才需回覆。
     【某某同事】可以處理此事,不必傳副本給我。
     這樣很好,到時見。
     接下來幾個小時,我不會上線。
     可聯繫【某某同事】來安排。
    這樣做可以防止之後有突發情況。即使當期限就快要到時,我早上還是會從我的行程檢查起,並努力地看完從昨天開始累積的訊息。
    假設你已經幾天沒進辦公室了,回來時出現堆積成山的訊息、文件和螢幕上閃爍不停的提醒燈,等著你處理。別驚慌,我有一套辦法處理這種特別的情況。我稱為1×10×1方法,這是從工作串演變而來的。
    先快速看過待辦的事項,並立即處理任何可以在一分鐘或更短時間內解決的事情。這可能包括快速回覆電子郵件、專案的簽名同意、回電語音留言或回答時間安排。接下來,處理可以在不到十分鐘就完成的工作。儘早在當天解決這一類工作,其餘的工作是要花上一個小時的時間來處理。接下來幾天,把這些事整合至你的時間表。
    最好是趁辦公室事情還沒一件件都冒出來之前,在早上盡可能快速辦好工作。

    秘訣②「我在忙!」善用便利貼提醒他人勿擾

    不起眼的便利貼是你的第一道防線。無論你是有自己的辦公室、還是在小隔間,或是在開放空間的辦公室裡工作,便利貼是你的朋友。把你的想法寫在便利貼上,把它貼在門上、入口處,或是桌子的旁邊。
    這樣不會讓你永久不被打擾,最長大約維持九十分鐘。最好限制你密集專心一志的時間,在你累垮前,就應該喊卡。這樣你會更有效率,也更熱衷於工作。
    你可以讓別人好辦事,可以在便利貼上寫下你工作結束的時間,例如:「請下午1:30後再來!」
    並非所有的打擾都是一樣的。沒空談天說地,和真正需要你幫忙時,卻不伸出援手,兩者是不同的。
    辦公室的門戶開放政策受到好評,但是我反對,因為這樣預先認定你是歡迎和期待別人來打擾你工作的。對於門外漢來說,門戶開放政策意味著你的門(真實或象徵意義)永遠對沒有預先計畫的訪客敞開,你神奇地隨時對任何人都有空。在現實中,這是不可能的。對所有人隨時都有空,代表無法專心陪伴某人。如果我在你的辦公室,而雷蒙跑進來要和你討論,你怎麼可能把注意力放在我們倆個人身上?你沒辦法,所以你是浪費大家的時間。
    在你的線上行事曆或在你辦公室入口處,放上會談登記表,表明你的辦公時間。是的,真的有人這麼做,而且是有用的。

    秘訣③把彈性工時排進你的時間表

    當你為每週該做的事項安排進度表時,至少每天排進兩個半小時的空檔,預留給工作串和突發事件。我叫這為彈性時間,這麼做需要紀律,但是我看過甚至是非常忙碌的資深主管,也都使用這套方法。安排連續不間斷的會議會害你深陷絕望,永遠有追趕不上的會議。你還可以使用開放時間,專心來做長期的專案。把「沒有排事」的時段看成實際有排事的時段,除非發生急事,不然不能動用。這也是安排彈性工作時間的部分原因。
    你可以採用家醫診間的做法。如果你想預約做不緊急的每年基本體檢,他們可能會告訴你下一個可供掛號的日子是一個月後的今天。但是,如果你早上八點打電話過去,說你發燒頭暈,你可以當天早上就掛號,因為內科在行事曆中預留緊急狀況的掛號時間。
    對於忙碌的職業人士,這是個理想的模式。你並不需要為愛聊天的同事放下手邊的工作。然而,如果你的行程滿檔,就無法騰出空來處理意外情況,而意外情況是一定都有的。
    對於職場混仙怎麼辦?他們摸魚,三不五時晃到你辦公室,也沒有明確的討論議程或離開的打算。如果你的位置是在開放的辦公空間,根本沒有任何隔間防線,那該怎麼辦?
    我有法子罩你,專於一事並非依賴完美的辦公環境做為前提。有個混仙跑到你辦公室,興奮地講最新夢幻足球選秀的新聞,但你正在趕工,你可以這樣回應:
     抬頭看看他,並表示你很忙,就低頭回去做事
     微笑並指著耳機,這是用來阻擋不必要的談話
     回他:「很酷,但我有很多事要做,」並回頭做你的事。
    實際情況是,有很多方法和說詞可以讓你避開混仙,你只要去做就是了。你可以一邊告訴他們,現在你沒空聊天,一邊表現愉快的神情和溫暖的笑容,這樣就很夠了。
    有些人在開放辦公空間工作,會感嘆專於一事是不可能的。畢竟,到處都有讓人分心的事,而辦公室卻沒有劃分空間的界線。別灰心,比起經常切換任務的人,投入專於一事的人有更強的能力去阻擋分心。
    專於一事需要投入心力和個人責任。我們無法為了要專於一事,就要求環境得要清幽。我們不能因為周遭紛擾的人和事,就隨之起舞。如果你周圍談話的人太多,可以掏錢買台白噪音的機器。一台的價格很便宜,還可以用很多年。而當你達到心流的狀態,外在的干擾就不會影響到你。
    當你就是無法集中注意力時,該怎麼辦?大多數開放的辦公室會有一些安靜的房間。如果有需要,就去使用。
    使用這些方法可以減輕干擾,同時讓大家知道,你暫時離開是有理由,而且不會耽擱很久的。人們會尊重你對時間的安排,還有其他的好處是,你比較不會收到非緊急的訊息。
    讓大家知道什麼時候你會回覆他們,並且確實做到,這樣表示你對他們的事情是認真的。請記住把你的語音信箱和電子郵件的自動回信功能設定外出模式。這樣比試圖表現你有空,實際卻心不在焉,還更為有效和尊重。

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