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其實,你不是沒有時間:掌握5項活動管理技巧、101個簡單策略,從此擺脫瞎忙鳥日子!

Attack Your Day! Before It Attacks You

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    好書推薦

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    內容簡介





    ★ 打破舊有的時間思維,最符合現代人的需求,為自己量身打造新的時間管理模式!
    ★ 重新認識時間的「空間感」,每一個小時都是一個「時間房」,輕鬆安排自己的24小時!
    ★ 完美運用5項活動管理技巧、101個提升效率的簡單策略,提升工作效率!


    掌握你的「活動」= 管理好你的「時間」= 一次解決所有的生活困擾!

    從出生到停止呼吸的那一刻,我們不間斷地進行各種「活動」。
    我們的每一天,其實是由一個接著一個的活動所組成的。
    因此,管理你的時間之前,當然要先管理你的「活動」!

    每個人每天都有24小時,但是,身處工商業社會的現代人,已經越來越習慣擠壓自己的時間,或是在更短的時間內完成更多事情,因而被各種「活動」追著跑,被「時間」追殺。所以,我們必須重新調整舊有的時間觀。例如:

    ‧過去→強調多工(同時進行多種活動)。
    ‧現在→強調不同活動的切換,穿插安排工作和私人活動,並保證執行任何活動時都能全神貫注。
    ‧過去→只要一種時間管理工具,就能提供完整的系統。
    ‧現在→多種時間管理工具搭配使用,才能創造出完整的系統。
    ‧過去→用工作時數來判斷工作表現。
    ‧現在→用生產效率來判斷工作表現。

    本書提供5項超簡單的活動管理技巧,再加上101個提升效率的簡單策略。只要按部就班跟著這些方法,就能協助你在緊湊的工作環境下,規劃出更有效率的時間安排:

    ◎決策紅綠燈:以四種顏色(紅、綠、黃、灰)標明事情的輕重緩急。
    ◎時間工具箱:把各種活動歸納到月計劃表、日計劃表、待辦清單、隨手記、隨身資料庫、溝通工具等六種工具箱。
    ◎把時間視為空間:充分運用各種「時間房」,並且為自己預留空房間。
    ◎應變執行力:隨時依突發狀況而應變,但是必須保持一次只完成一件事的狀態。
    ◎練習專注力:許多突發狀況都是讓注意力下滑的陷阱,必須學會排除這些外來影響。

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    作者介紹

    馬克‧伍玆、崔普‧伍玆(Mark Woods、Trapper Woods)

    馬克‧伍玆(Mark Woods)
    「抓緊時間,主動出擊!找到目標,活在當下,拿出最好的表現。生活就是現在,好好把握、好好享受。」
    馬克是成功的作家、企業家、企業培訓顧問,同時也是激勵人心的講者,致力於幫助個人及組織發揮最大的潛能。
    在他的職業生涯中,曾多次擔任領導角色,推動完成目標的各個步驟,幫助新興企業進一步發展、行銷與培訓,贏得更多顧客,建立品牌。
    馬克十足的魅力與務實的提案,充分獲得觀眾的共鳴。他經常在演講中說故事,分享生活中的真實經驗與趣事,讓所有參與其中的觀眾都能獲得改變生命的力量。
    他同時也是伍玆集團的執行長。伍玆集團提供企業培訓與企業發展服務,專精活動管理、目標設定、個人效率提升、工作與生活平衡等課程。相關資訊可至下列兩個網站查詢:
    www.markwoods.info
    www.attackyourday.com

    崔普‧伍玆 (Trapper Woods, 1935-2010)
    崔普被稱為「時間之父」,生前是一位高階主管、企業顧問、企業家,也是享譽國際的演講者。他是國家演講協會(NSA)的專業級會員,更具備國際級CSP專業講師認證。
    崔普擔任講師及Day-Timer公司首席發言人長達23年,他對於人性本善與多元化的堅定信念,形成了魅力十足的個人風格。
    他的旅行足跡超過400萬公里,曾在美國、英國、加拿大及加勒比海各國演講,透過350多個不同的公司組織,影響了數以萬計的民眾。

    譯者簡介

    陳圓心

    陳圓心,台灣師範大學英語學系學士、英國里茲大學筆譯與口譯學位碩士、輔仁大學跨文化研究所翻譯學碩士,目前為專職譯者,譯有《人生的真實準則》(沐風文化出版)。

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    各界推薦

    名人推薦
    書中提到的活動管理方式,能幫助讀者輕鬆完成重要工作。大力推薦給想要減輕自身壓力、變得更有效率的人!
    ──Denny Mitchell, E Systems Management執行長

    我是單親媽媽又是職業婦女,總是在想辦法提高效率、減輕壓力。讀這本書之前,我一直自認為是時間管理專家。書中用顏色標明事情輕重緩急的方法,大大改變了我的生活!
    ──Dr. Heather Frederick, 美國中北大學行為及健康科學學院院長

    身為企業家,以及客戶關係管理軟體公司的執行長,我非常明白每日行程規劃與活動優先排序的重要性。這本書提出的概念可以輕鬆運用在電子通訊工具上,提高工作效率。
    ──Keith Norris, Complete XRM執行長

    這本書非常能引起讀者共鳴!作者要讀者將時間想像成可以填入各種活動的空間,這種概念可以幫助我們定計劃、排次序,專心在最重要的工作上。對於需要管理各項計劃的人而言,這是一本必讀的工具書。
    ──Helge Soreide, 物流管理協會計劃主持人

    對於任何想要更有效利用時間的人而言,這都是一本實用的工具書。不論你是企業家、小公司老闆、大公司老闆,或者是學生或媽媽,這本書都能為你帶來啟發。
    ──Rick Hall, 亞歷桑納州立大學

    本書開發所有人與生俱來的時間管理能力,並且提醒讀者:時代已經改變,若不跟上腳步,將會被遠遠甩在後頭。行事風格簡單俐落的朋友,這就是你在找的書!
    ──Loren Simpson, 倫敦大橋公司營運長


    媒體推薦
    筆記女王 ADA
    奧美廣告董事總經理 唐心慧
    時間管理講師 張永錫 讚嘆推薦

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    詳細資料

    EAN / 9789869021555
    頁數 / 208
    裝訂 / 平裝
    級別 / 普
    語言 / 繁體/中文

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    目錄

    自序:時間是最寶貴的資產 005

    步驟一、暫時放下時間管理,你聽過活動管理嗎? 011

    步驟二、掌握5項活動管理技巧 023

    1幫你的活動標示顏色:學習選擇與拒絕的藝術 025
    2攜帶你的時間工具箱:善用各種不同的器具 037
    3打造自己的「時間房」:親愛的,我把時間變成空間了 061
    4別只是執行,還要「應變執行」:成功經營你的每一天 083
    5除了專注,還是專注:杜絕不請自來的意外訪客 091

    步驟三、執行101個提升效率的簡單策略 101

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    內容試閱

    你會不會覺得,自己已經讀遍所有關於時間管理或提升效率的書籍?你是不是一開始也覺得書中的建議不錯(也可能真的還不賴),卻不曾真正執行,或者只嘗試了一小段時間?或許,那是因為這些書把原本就複雜的時間,規劃得更複雜了!光是要記住書中所有的原則和技巧都不容易了,更何況要運用到生活中!許多我們熟知卻過時的時間管理策略都有一個通病,那就是它們已不適用於今日講求高效率、變化快速的高壓社會。
    現代人需要的是高效、變通、傻瓜都能學會的時間管理方式,如此才能將產值最大化。
    那麼,在紛亂的現代社會中,是不是真有更簡易的方法能解決時間管理問題呢?答案當然是肯定的!
    問題的根源在於時代變了!「時間」本身沒改變,是我們所處的「時代」已經不同了。問題並不在於「沒有足夠的時間」,因為不管是過去、現在或未來,我們擁有的時間都是一樣的。
    在等量的時間裡,現在多出了許多事件和活動必須安排,這主要是科技的進步、網路的發明所致。現代人習慣在更短的時間內完成更多的事,每天24小時、每週7天、一年365天,都被各式各樣的活動追著跑,連喘息的機會也沒有。從某方面來說,生活被壓縮了,固定的時間被塞進了過多活動,時間思維也因而改變。
    這裡所說的「時間思維」,是指人們思考時間的方式。在過去,人們將工作時間和私人時間分為兩個不同的區塊;然而,這對大多數現代人已經行不通了,對某些生活型態原本就複雜的人而言,更是從來就不曾起過作用。當我們將工作時間和私人時間一分為二,兩者處於對立狀態,反而會造成壓力上升;不管是將注意力放在哪一邊,都會因為疏忽了另一邊而產生罪惡感。
    新的時間思維將工作時間和私人時間合為一體,在一天24小時當中交錯融合。
    或許你會覺得,將工作時間和私人時間混在一起非常不恰當,甚至認為那是壓垮駱駝的最後一根稻草,會打破工作與私人生活的平衡。畢竟,所謂的平衡不就是在兩者之間分配相等的時間嗎?不,那已經是過氣的想法了!
    新的思考方式是:「平衡」其實是在眾多變數中維持穩定,真正需要的是「應變執行」(flexicute)的能力。好吧,我承認「應變執行」是自創的詞彙,但你不覺得聽起來很生動也很合理嗎?「應變執行」是指,計劃有變時,能夠調適自如且不被原計劃綁住,也就是在「執行」時能「應變」。就像巴拉德(James Ballard)所說的:「我們必須學會,在腳下地毯一直被拉走的情況下,還能從容起舞。」
    所以,傻瓜都能學會的時間管理第一步,就是學會「新舞步」。換句話說,你必須認識並接受新的時間思維,這當中有幾項簡單卻重大的不同之處。
    底下是新舊時間思維的比較,新思維調整過後的做法,能幫助你更輕鬆面對紛雜的活動。

    舊思維: 工作時間與私人時間的平衡,表示對兩者投入等量的時間。
    新思維: 工作時間與私人時間的平衡,表示在眾多變數中維持穩定。

    舊思維: 強調多工(同時進行多種活動)。
    新思維: 強調不同活動的切換,將工作事項與私人活動穿插安排,並且保證執行任何活動時都能全神貫注。

    舊思維: 工作是辛苦的長跑馬拉松,很難有足夠的時間恢復精力。
    新思維: 工作是一連串的短跑衝刺,中間有足夠的時間恢復精力;想要達到最好的表現,就必須專注在精力的分配。

    舊思維: 工作時間以外,能利用的時間有限。
    新思維: 隨著科技的進步,將全天時間納入規劃已經成為常態。

    舊思維: 每日的行程與計劃是固定的。
    新思維: 每日的行程與計劃是有彈性、可變通的。

    舊思維: 工作進度可以追趕,並且有結束的時候。
    新思維: 工作是持續進行的狀態,少有結束的時候。

    舊思維: 只要一種時間管理工具就能提供完整的系統。
    新思維: 多種時間管理工具搭配使用,才能創造出完整的系統。本書建議同時使用紙本和電子工具。

    舊思維: 計劃是根據時間來安排的。
    新思維: 計劃是根據活動的必要程度、實際程度、成效高低、效率高低以及可能的突發事件來安排。換句話說,要在最合理的時候進行活動,而非一昧地按照時間而定。

    舊思維: 用工作時數來判斷工作表現。
    新思維: 用生產效率來判斷工作表現。

    我要再次強調,人們擁有的時間並沒有變少,使用的月曆和時鐘也跟過去一樣,不同的只是多了許多需要安排的活動。時間依舊是由不同事件串起的,而所謂的「事件」,是指所有發生的事,包括「活動」。因此,「活動」就是規劃理想時間藍圖的最基本單位。


    摘錄101個簡單策略:

    5 委婉打斷長舌客戶的藝術
    若是不能打斷對方,那就打斷自己!可以試試下面的方法:
    在談話中想辦法取得說話權,然後在句子說到一半時突然停下,看一眼手錶,表現出急迫的樣子,點出現在時間。例如:「喔!已經3:50了,我該走了!」就這麼簡單。
    這項技巧能幫助你直率表達結束談話的意願,又不會顯得太無禮,因為你打斷的是你自己。這麼做還能幫你主動掌控局面,讓你可以禮貌地打斷談話,回到自己原本的工作上。

    8 就是要跟別人不一樣
    你會因為排隊或等待而情緒緊張嗎?或是因為堵在車陣中而抓狂嗎?試試簡單易懂的逆流時間管理法吧!買菜、通勤、辦事、吃午餐等等,都挑選和主流人群不同的時段,就能省下許多時間。一位高階主管曾表示,只要提早15分鐘下班,就能省下堵在路上的30分鐘。

    10 兩個問題,省下大把時間
    有個流行的說法是:最浪費時間的事,就是把根本不需要做的事做得很好。完成一項工作的感覺很好,但是,如果這項工作一開始就不是必需的,又何必花時間完成呢?所以,請用底下兩個問題分析你的行動:

    1 我正在做的事情中,有哪些是我自己或其他人都不必做的?
    2 我正在做的事情中,有哪些是交給其他人做也可以的?

    回答了這兩個問題,你就能減輕背上的負擔。

    14 消除你的罪惡感
    有些人在融合工作和生活時,會遇到一塊絆腳石,姑且稱之為「自發罪惡感強迫症」。一個人的精力被工作和生活分割時,產生罪惡感是很自然的現象。許多人工作時,會因為無法照顧到家庭生活而感到內疚;在家休息時,卻又因為沒有工作而感到罪惡。
    重要的是,我們必須認知到這份罪惡感是自找的,對於工作和生活的品質以及兩者之間的平衡,只有壞處沒有好處。想要克服「自發罪惡感強迫症」,可以做兩件事:一、試著融合工作和生活,而非劃清兩者界線;把自己視為一個整體,而不是分開的兩面。二、改變想法,控制並消除心中的罪惡感,一直拿刀砍自己實在不是聰明人會做的事。

    22你的財產值多少「時間」
    如果你有一艘船、一棟度假小屋、或是任何物質財產,你肯定很清楚這些財產值多少錢。
    但是,你是否曾停下來想過,這些財產值多少「時間」?大多數物質財產都需要一定時間維護,使用財產也需要時間,甚至有些人的大部分時間都是被自己擁有的東西(財產)佔據,而其中有些不一定是他們真正需要的。如果你也面臨同樣的窘境,請試著扔掉一些會無謂佔據時間的東西。那麼,你就會發現自己換來更珍貴的自由—選擇如何運用時間的自由。

    36 不要當個萬事通大好人
    有些人會愚笨地把自己塑造成「萬事通大好人」,辦公室裡的這種人通常有三項特徵:博學、友善、很少拒絕他人。這種人一旦被發現,就會被那些想要節省時間的眾人圍繞,畢竟直接找人問比自己找答案快多了。
    如果你就是那位經常受人所託的救世主,遲早有一天,情況會演變成對你不利!最常見的結果就是,你不再有足夠的時間完成自己的工作。若是有這樣的煩惱,就必須定下標準和界線,不要直接提供答案,不妨改成指引方向,其他人很快就會明白,而你也可以免去許多干擾。要是沒時間了還不懂得在適當時機說「不」,那你就等著被事情淹沒吧!

    40 拖延症纏身?試著縱身一躍!
    進入冰冷的泳池,最好的方法是什麼?答案是大聲尖叫,然後直接跳進去!想要搞定讓你頭大的工作,就想像自己是要跳進一座冰水游泳池!
    第一步是在前一晚準備妥當、清理桌面,把工作所需的東西全都擺出來,明確表示隔天早上不允許任何人打擾。
    隔天早上,比平時早一小時去上班。不要照平常的例行程序走,像跳冷水池一樣,直接一頭栽進工作裡!你肯定會對工作成效感到滿意與驚豔!怎麼樣,明天要不要去晨泳啊?

    46 經常被忽略的連接時間
    「連接時間」是指兩份工作、兩次會議或兩個活動之間的銜接時間。簡單來說,就是我們脫離一項活動、準備進行另一項活動的時間。
    大多數人並沒有意識到連接時間的存在,所以經常有主管在安排會議時,會一個緊接另一個,讓人沒有時間從第一個會議抽身前往第二個會議。底下是管理連接時間的三項建議:

    1 安排會議時,一定要在兩個會議之間保留適當的連接時間。
    2 排除不必要的干擾,減少時間浪費。除了干擾本身耗費的時間,還需要計算干擾的連接時間。每次受到兩、三分鐘的干擾,就必須花費一樣多的連接時間,才能將注意力放回原本的工作上。
    3 連接時間是方便我們慢慢轉換並重新集中注意力的時間,可以允許注意力降低;但是,過了連接時間就必須全心投入活動。

    80 知道何時該放棄
    知道何時該放棄,也是時間管理技巧之一!或許你也有過這樣的經歷:呆坐在書桌前卻一點靈感也沒有,你的低效率很可能是精神不佳或目標不清造成的。若是發現自己停滯不前,一定要有所警覺。先停下手邊的工作,暫時離開,改做其他事情;不然,也只是在浪費時間罷了!
    更長遠地看,要有勇氣放棄不會有結果的「死胡同計劃」。知道何時該放棄,也能省下許多時間。

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