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效率UP!準時下班的77個工作神技

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

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    內容簡介

    □寄出郵件卻忘了加入附件
    □搞丟備忘便條
    □有好幾件事情要傳達,不過卻忘記講
    □將需要保留的檔案覆蓋存檔
    □總是找不到需要的文件
    □曾在重要的時刻用完名片
    □無法正確記住指示的內容

    上述情形有兩項以上的人要注意了!
    掌握「速度」與「正確性」!
    靠著一點工夫以及習慣的養成,排除問題並且防止失敗。
    收錄「郵件」、「整理.整頓」、「備忘.筆記」、「報連相」、「行程管理」等77項技巧

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    作者介紹

    鈴木真理子

    鈴木 真理子
    Vitamin M公司 董事長

    1968年在東京出生。共立女子大學畢業之後,進入三井海上火災保險公司(現三井住友海上)任職。歷經損害調查部、人事部人才開發室等職務後離職結婚。而後,認真地檢視個人經歷,謀求二度就業。並決定更進一步磨練「表達」、「說話」、「書寫」能力,以邁向講師之路。2006年設立Vitamin M公司,擔任董事長。

    現在,透過眾多企業研修、公開研討會,指導超過3萬名以上的企業人士。以「正確迅速的工作,讓身心康健有活力」為宗旨,開發輕鬆有趣、不煩膩又有益處的方案,並廣獲好評。除了講師工作外,也接觸以報章雜誌為首的媒體採訪、原稿執筆等等,活動範圍十分廣泛。

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    詳細資料

    EAN / 9789863317562
    頁數 / 200
    裝訂 / 平裝
    級別 / 普
    語言 / 繁體/中文

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    目錄

    前言
    第1章 電子郵件.商業文書 篇

    01 撰寫郵件之前制定作戰計畫……16
    02 內文太長的郵件沒人想讀……18
    03 在書寫本文之前插入附加檔案……20
    04 對方的公司名稱與名字絕對不能有錯……22
    05 將休假預定放在郵件署名處……24
    06 收件匣的郵件控制在5封以內……26
    07 季節問候語統一使用「目前」……28
    08 用紅字標出文書裡改寫的地方……30
    09 FAX單要填入正確的情報……32
    10 重要郵件和FAX需取得「收到」的回覆……34
    11 將主觀視角改成客觀視角……36
    12 藉由估價單或確認表解決「轉告問題」……38
    13 重要文件需妥善備份後再寄出……40

    第2章 整理.整頓 篇

    14 辦公桌面不要堆放東西……44
    15 文件不可平放、堆疊……46
    16 丟掉過時的文件……48
    17 無法丟棄的文件就收納在電腦裡……50
    18 拿出來的文件要放回原位……52
    19 檔案名稱要添加日期……54
    20 各種文具都有一個……56
    21 制定規則,解決沒有庫存的情況……58
    22 利用袋子收納法解決忘記東西……60
    23 製作出差用品清單……62

    第3章 備忘.筆記 篇

    24 要隨時攜帶便條紙與筆記用具……66
    25 在聯絡便條中寫下優先順序……68
    26 防止便條紙遺失!……70
    27 『帝國飯店流』個人垃圾筒……72
    28 筆記要1頁1個案子……74
    29 與公司之外的人見面時,要用『病歷式筆記本』……76
    30 下達指令者也要寫下備忘……78
    31 將談話要點寫在便利貼上……80
    32 交換名片之後要在空白處寫下註記……82
    33 一注意到需要修正或改善的地方就當場修改……84
    34 別把用於發表的備忘錄寫成文章……86
    35 以會議記錄留下證據……88

    第4章 溝通.報連相 篇

    36 依照6W3H聆聽指示……92
    37 報告得注重時機與順序……94
    38 在進行到3成的時候做個中間報告……96
    39 可以解決事情忘記傳達的編號……98
    40 難以啟齒的事情要用聲音表達……100
    41 消除誤解的表達方法……102
    42 自行判斷很危險……104
    43 偶爾說「做不到」也沒有關係……106
    44 將個人行動視覺化……108
    45 若要與成員共享情報就採用對話……110
    46 電話轉接要以2次為限……112

    第5章 行事曆.時間管理 篇

    47 運用數位方式管理行事曆時的注意要點……116
    48 手帳要用可消除的筆書寫……118
    49 時間估算要正確……120
    50 設置預備日……122
    51 在TO DO List裡加入時間……124
    52 提交工作方面,設置『You截止日期』與『My截止日期』……126
    53 製作檢查表……128
    54 做出空檔時間選單……130
    55 新幹線要用網路預約……132
    56 網路搜索不分散注意力……134
    57 10分鐘前行動主義……136
    58 會議目標要先決定下來……138

    第6章 工作習慣 篇

    59 「另存新檔」風險較高……142
    60 要時常備份以及更新個人情報……144
    61 需要再手動計算,確認Excel的總金額……146
    62 想郵寄的物品,在走到郵局之前都要拿在手上……148
    63 使用手冊要自己製作……150
    64 一旦犯錯,就用漫畫對白框書寫反省註解……152
    65 臨時插入的工作適用「書籤作戰」……154
    66 不要約在車站會合……156
    67 名片絕對不可以用完……158
    68 別在辦公桌前飲食……160
    69 也可用手指點確認!……162
    70 來做風險預測圖吧……164

    第7章 每一天的心理準備 篇

    71 完全不會犯錯的人並不存在……168
    72 錯誤是成長、改善的線索,可以成為助力……172
    73 減少錯誤的措施……176
    74 獲得成果者與無法做出成果者的不同之處……180
    75 有點浪費,更能集中精神……184
    76 將理所當然的事情轉變成強項!……188
    77 若能消除錯誤,機會之神便會降臨……192

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    【前言】
    不想犯錯。
    這應該是企業人士共通的課題吧。
    因為我們都知道「○○還滿常出問題喔」,並不是什麼稱頌讚美的評語。

    一旦進入公司,便會有人教導工作大概的流程與做法。可是卻不會傳授正確不出錯的做事方法。任由大家一邊工作、一邊試行錯誤才是真實的現狀。
    不會失誤的人都有自己的一套技巧。但是其中很多人抱持著「不值一提」的謙遜心態,或是打算狠下心來對待部下和後進,「希望他們自己經歷失敗後從中學習」,所以並沒有教導相關事宜。

    如果能夠消弭錯誤,就會開啟幸運的循環。
    獲得「○○都不會出錯」的評價。或「要是交給○○就能安心了」,取得信賴。
    並且被指定「希望能夠由○○負責這部分」。這樣一來你所活躍的舞台將愈來愈寬廣。
    而且,由於減少了重做和無謂的作業,就不需要靠加班完成工作。
    在另一方面,有的人每天都很努力,卻總是空轉,或者遲遲無法做出成果。雖然這時候「奮鬥!」、「加油!」的積極幹勁很重要沒錯,但特別在行政事務工作方面,只有努力並沒有辦法讓事情順利進行。

    我平時會擔任商業講座的講師。也有愈來愈多機會,撰寫有關那些主題的稿件。同時還是一間小公司的經營者。
    工作經歷說起來很普通,從學校畢業之後隨即進入保險公司工作,做了大約10年的定型業務和助理。
    「當時很優秀吧?」大家可能會這麼問,但我可以很斬釘截鐵的回答「不是」。因為我曾被人講過「粗心弄錯的地方太多了」、「做不好工作」、「還是結婚進入家庭比較適合你吧?」諸如此類的評語。

    可是,現在完全不一樣。雖然晚了一點,但小時候「想要成為作家」的夢想,以及上班族時代「希望成為專業講師」的夢想都已全部實現。
    而我之所以能夠實際履行自己想做的工作,想來就是因為每天持續不斷地消除會成為個人弱點的錯誤吧。而現在的我,打從心底想對那些為數眾多的錯誤說聲謝謝。

    當看到具有相同煩惱的人們,我便希望能為消除錯誤貢獻一點助力,因此毫不吝惜地將本身技巧都記入本書。文章偏向控制、防堵,並加入了許多插畫和圖解。比起嚴肅認真地從書中學習,更希望大家能輕鬆地閱讀,還可以按照「我也會犯同樣的錯誤!」,重點式地查看相關章節和項目。

    願你也能早日解決失誤,抓住成功的機會。

    鈴木 真理子

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